Word dompteur van jouw inbox
Tem de e-mailtijger! Heb jij ook wel eens angst om je inbox te openen als je enkele dagen afwezig bent geweest?
Je hebt genoten van een heerlijke vakantie. Even een paar dagen lekker weg. En dan kom je terug op kantoor…..je inbox is compleet overgestroomd. Een hels karwei om hier aan te beginnen. Je ziet er erg tegenop en je vakantiegevoel ebt al snel weg.
Ik heb enkele tips voor je om jouw inbox te temmen als je terugkomt van je vakantie.
- Sorteer e-mails op afzender. Tijdens je vakantie heb je misschien van dezelfde persoon meerdere e-mails ontvangen. Lees de e-mails daarom niet op volgorde van binnenkomst, maar sorteer voordat je gaat lezen eerst op afzender.
- Vervolgens start je met lezen van jong naar oud. Het jongste bericht van deze afzender lees je eerst. Tijdens je afwezigheid kunnen zich ontwikkelingen hebben voorgedaan, waardoor oudere e-mails achterhaald zijn. Start dus met het jongste bericht.
- Open elke e-mail ‘maar’ 1 keer. Ik zie in de praktijk heel vaak dat e-mails worden gelezen zonder dat men er dan iets mee doet. Vaak komt het doordat ze nog niet weten wat ze er precies mee moeten doen, of wanneer. Als je geen keuze maakt over de stap die je moet zetten om de e-mail in behandeling te nemen, moet je de e-mail op een later moment nog een keer openen én lezen om alsnog een keuze te kunnen maken. Zonde van je tijd!
- Neem een besluit. In aansluiting op het vorige punt, adviseer ik je om direct te beslissen wat er met een e-mail moet gebeuren. Daarbij hou je de volgende regels aan:
- 2 minuten regel. Kun je een e-mail in 2 minuten afhandelen? Doe het dan direct en stel het niet uit. Verplaats het bericht daarna uit je inbox naar een andere map of naar de prullenbak.
- Prullenbak. Verwijder e-mails die je niet hoeft te bewaren direct. Vaak zijn nieuwsbrieven bijvoorbeeld niet meer relevant als jij terugkomt van jouw vakantie.
- Actielijst. E-mails waar jij nog actie op moet ondernemen en die niet in 2 minuten kunnen worden afgehandeld, noteer je in je actielijst. Gebruik je Outlook? Het kent uitstekende mogelijkheden om e-mails te kopiëren naar jouw actielijst. Zorg er dan wel voor dat je het betreffende bericht kopieert, en niet verplaatst naar je actielijst, want dan verdwijnt het originele bericht uit jouw mail archief.
- Later. Wil jij een e-mail nog wel lezen, maar niet nu? Is er geen direct actie vereist en kan het bericht gerust even blijven liggen? Voeg het dan toe aan de map ‘later’. Daarin zitten niet urgente berichten die je op een geschikt moment wilt lezen. Zorg er vervolgens wel voor dat je hiervoor wel tijd plant in je agenda om berichten in deze map te lezen.
Dit zijn slechts een paar eenvoudige tips die je direct kunnen helpen om de berichten in je inbox snel te verwerken. Ik wens je veel succes met je eerste werkdag na je vakantie!
