Verticaal opbergen

Zeg eens eerlijk, heb jij wel eens nagedacht over hoe je dingen opbergt?

Maak jij vaak stapels? Of gebruik je liever postbakjes waar je alles in legt? Liggen jouw dossiers en documenten op elkaar gestapeld in de kast?

Ik stel deze vraag omdat ik in de praktijk vaak zie dat mensen stapelen. Dossiers en documenten, maar ook boeken, tijdschriften of kantoorartikelen. Ze worden bovenop elkaar gelegd. Horizontaal stapelen, noem ik dat. Je legt de lagen plat op elkaar en zo ga je de hoogte in.

Het probleem van horizontaal stapelen is dat die zaken minder snel toegankelijk zijn. Je moet de hele stapel vastpakken of tegenhouden om er iets uit te halen. En als je stapels te hoog worden, loop je de kans dat ze omvallen als je er iets tussenuit wilt halen. Ook terugstoppen van een document of dossier is lastiger als je stapelt. Waarom? Omdat je ook dan weer iets tussen de stapel moet terugleggen. Vaak nemen we die moeite niet en leggen het stuk bovenop de stapel. En als je al een structuur of systeem had in je stapel, is daar na verloop van tijd niet zoveel meer van over….

Het is belangrijk om snel en makkelijk bij je stukken te kunnen. Dit wordt vaak onderschat. Het bespaart je tijd en ergernis als je zaken direct kunt pakken. Maak het jezelf dus zo makkelijk mogelijk en stop met stapelen, want er is een alternatief. Een veel makkelijkere methode om je stukken en dossiers toegankelijk te maken en te houden. Zowel op je bureau, in je bureaula, als in je kast. Dat alternatief is verticaal ‘stapelen’. Je stukken staand opbergen.

Verticaal opbergen is een fijne manier om je papieren of dossiers te organiseren. De reden is heel simpel: verticaal = visueel. Alles wat je verticaal opbergt, is makkelijker terug te vinden, eenvoudiger te pakken en vooral ook vlotter terug te zetten, dan wanneer het in een stapel ligt.

Je doet dit waarschijnlijk al zonder dat je het weet, met een ordner bijvoorbeeld. Die kun je staand neerzetten, die valt niet om (als hij niet te vol zit tenminste) en je kunt eenvoudig meerdere ordners naast elkaar zetten. Het pakken en terugzetten gaat makkelijk en snel. Een ander voorbeeld zijn boeken. Als je jouw boeken staand opbergt, zijn ze heel toegankelijk. Je pakt ze makkelijk uit de kast en het terugzetten is ook een fluitje van een cent. Het kost je minder tijd én het is beter voor de rug van je boeken.

Zo werkt het ook zo voor je papieren en dossiers. Als je stapelt, leg je de papieren op elkaar en verstop je ze als het ware tussen de andere stukken. Een hele simpele én effectieve manier om papieren verticaal op te bergen is met behulp van tijdschriftencassettes. Gewoon simpele cassettes. Ze zijn er in allerlei kleuren, designs, maten en materialen. Je dossiers staan dan op je bureau of in de kast en – heel belangrijk- ze vallen niet om als je er iets uithaalt! Je kunt de cassettes of dossierruggen labelen. Je kunt met verschillende kleuren mapjes werken, het maakt niet uit, als jij je stukken maar goed en snel kunt pakken.

Staand opbergen behoort al jaren tot een van mijn favoriete manieren om effectief op te bergen. De verticale opbergmethode kun je overigens op veel meer vlakken toepassen dan op je kantoor, zoals in je kledingkast, de badkamer of keuken. De Japanse opruimgoeroe Marie Kondo schreef er ook over in haar meest recente boek ‘Opgeruimd’. Ze beschrijft daarin o.a. hoe je kleding zo kunt vouwen dat het blijft staan in je kast, zonder hulpmiddelen. Dus geen T-shirt meer uit de stapel vissen! Haar opruimmethode is wereldwijd bekend en zij maakt vaak gebruik van visueel opbergen. Verticaal dus!

Staand opbergen werkt echt. Toch zijn er wel zaken die je beter liggend kunt stapelen (horizontaal opbergen). Vooral bij homogene zaken is dat het geval. Zaken van gelijke soort dus. Briefpapier is daar een mooi voorbeeld van. Je kunt het prima bewaren in een postbakje in de kast of ladeverdeler in de bureaula. Net als L-mapjes of showtassen trouwens. Zolang de items gelijksoortig zijn en je ze gescheiden houdt van andere homogene zaken, is horizontaal stapelen een goede oplossing.

Hoe bewaar jij jouw papieren? Laat het me weten en plaats hieronder een reactie.