Over tijdsurfen en structuur aanbrengen in je e-mailmappen

Ken je het boek van Paul Loomans, over tijdsurfen? In zijn boek “Ik heb de Tijd” geeft hij een interessante kijk op loslaten van controle, maar in hoofdstuk 5 slaat hij de plank mis.

Ik las onlangs het boek “Ik heb de tijd” van Paul Loomans. Loomans is zenmonnik en heeft een manier gevonden om intuïtief aan de slag te gaan met je taken, in plaats van te werken met uitgebreide takenlijsten en taaksystemen. Hij noemt dat tijdsurfen. In zijn boek geeft hij een interessante kijk op loslaten van controle (bij mij nogal prominent ‘dingetje’) en zijn aanpak triggerde me best wel. Hoofdstuk 5 gaat over over e-mail en ik was heel benieuwd wat de zenmonnik daarover zou schrijven in de context van tijdsurfen.

Waar het mis ging

Het hoofdstuk begon goed, met tips om je e-mailmeldingen (pop-up schermen en geluiden) uit te zetten en dat je je e-mailprogramma niet continu geopend hoeft te hebben. Je kiest dan bewuster voor de taak waar je mee bezig bent en je wordt niet geleefd door de waan van de dag, wat vaak het geval is bij e-mail. ‘So far, so goed’, dacht ik nog. Maar dan gaat hij in op de structuur van je e-mailmappen om je e-mail te beheren. En daar ging het mis, althans in mijn ogen ;-).

Mappen, submappen en nummering

Met zijn methode van tijdsurfen gaat hij in op het aanmaken van enkele e-mailmappen, zijnde ‘hoofdmappen’. Denk aan een mapje voor Werk, een voor Privé en bijvoorbeeld nog een voor Vrijwilligerswerk. Vervolgens adviseert hij submappen aan te maken waar nodig, bijvoorbeeld; een mapje Leveranciers en een mapje Klanten in de hoofdmap Werk en in de Privé map een mapje voor elk kind en misschien een mapje Woning. Als je de hoofd- en submappen hebt aangemaakt, adviseert hij om de mappen te nummeren, zodat je een eigen sortering kunt maken door de nummering. Je krijgt dan bijvoorbeeld dit:

1.1 Werk
1.1 Klanten
1.2 Leveranciers
1.3 …..

2.0 Prive
2.1 Kind 1
2.2 Kind 2
2.3 Woning

3.0 Vrijwilligerswerk

Keuzestress

Ik snap wel dat zijn aanpak structuur brengt en dat je met de nummering zelf de volgorde kunt bepalen. Maar waar Loomans in mijn ogen aan voorbij gaat is de keuzemogelijkheden die een dergelijk uitgebreid mappensysteem met zich meebrengt. Hoe meer mapjes, hoe meer keuze. Bij elke e-mail moet je je eerst afvragen ‘moet ik die bewaren?’ en dan vervolgens ‘in welke map moet ik dit bewaren?’. En als je veel mails krijgt op een dag, tja….dan kun je je voorstellen hoeveel tijd je dat gaat kosten. En dan nog maar te zwijgen over de foutgevoeligheid. Want soms bevat een e-mail meerdere onderwerpen en in welke map bewaar je die dan? Keuzes, keuzes, keuzes.

Minder mapjes bespaart tijd en energie

Ik pak het liever anders aan: ik pleit voor minder mapjes. Met een eenvoudige structuur en weinig mapjes kun je heel veel tijd en energie besparen; je hoeft je e-mails maar in één map te bewaren (kost je minder denkkracht) en als je iets wilt terugzoeken (wat slechts voorkomt bij 5% van de gearchiveerde e-mails, zo blijkt uit onderzoek) weet je in welke map je kunt gaan zoeken. En als je dan ook nog optimaal gebruik maakt van de zoekfunctie van je e-mailprogramma (Outlook, Gmail of AppleMail, alle programma’s hebben zo’n functie), dan heb je zo gevonden wat je zocht. Minder e-mailmapjes betekent dat je minder keuzes hoeft te maken (in welke map bewaar ik de e-mail) en dat zoeken eenvoudiger wordt.

Goed boek

Overigens vond ik het wel een goed boek, met veel heldere voorbeelden en goede suggesties voor meer rust en ruimte in je leven. Tijdsurfen spreekt me zeker aan, maar of ik er al klaar voor ben om te gaan werken volgens deze methode….. voorlopig ben ik nog te bang om de controle los te laten :-).

Interessant artikel?

Wat vond je van dit artikel? Helpt het je, of juist niet? Je kunt hieronder reageren. Natuurlijk mag je mijn tip ook delen via social media!

PS follow me on YouTube!

Abonneer je op mijn YouTube kanaal