Email: hoe minder structuur hoe meer tijd je bespaart

Ondernemers worden gek van hun e-mail. Steeds maar weer nieuwe berichten die hun aandacht opeisen. E-mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijkse werk, maar het wordt steeds uitdagender om alles bij te houden.

Bekijk deze video van 2:18 minuten of lees hieronder het script – Heb jij ook last van veel te veel e-mail. Stroomt jouw inbox ook dagelijks vol en is dat een doorn in het oog al die nieuwe berichten? En heb je geen idee meer hoe je dit allemaal moet verwerken? Dan heb ik een tip voor je.

Ook ik worstel wel eens met mijn e-mail. Ik beheer meerdere e-mailboxen en in de loop der jaren heb ik geleerd hoe ik die mailboxen het beste kan inrichten. En dat is niet door heel veel tijd te besteden aan de inrichting of structuur van die mailbox. Ik heb ervoor gezorgd dat ik met een minimaal aantal mapjes maximaal resultaat kan bereiken. Dat betekent dat ik weinig mapjes gebruik omdat ik daarmee de keuze voor mezelf beperk. Hoe minder mapjes je maakt hoe minder keuze je hebt om je e-mail in te bewaren als je die hebt verwerkt.

Maar dat geldt dus pas als de e-mail al is verwerkt. Wat ik in de praktijk ook zie is dat ondernemers wél tijd maken om hun e-mail te lezen, maar niet om ze te verwerken. Ze denken dan ‘oja, daar moet ik straks nog wat mee doen’, maar op dat moment kunnen ze daar geen uitvoering aan geven. Het moet op een later moment gebeuren, maar vervolgens zie ik geen enkele koppeling met hun takenlijst of agenda, dus wanneer gaan ze die e-mails dan daadwerkelijk verwerken?

Om snel en goed je e-mail te verwerken is het belangrijk dat je je e-mail zo inricht, zodat het je de minste tijd kost om er mee te werken. Ik kan je daar veel tips over geven, maar het belangrijkste is echt om het heel simpel te houden. Zorg dat je weet hoe jouw e-mail programma werkt en dat je er goed mee kunt zoeken. Daar zit de tijdwinst voor jou in en niet in het creëren van een uitgebreide structuur met mapjes om overzicht te behouden.

Wil je meer weten over hoe jij jouw mailbox kunt inrichten en beheren, volg dan mijn masterclass mailbox management op 20-10 a.s. https://www.effectiviteitstrainer.nl/aanbod/masterclass/.

Masterclass Mailbox Management