Klaar voor de start?

Ik sprak vorige week met een ondernemer tijdens een netwerkborrel. Toen hij wist wat voor werk ik deed, vertelde hij me het volgende: “Ik maak elke ochtend voordat ik start met mijn dag eerst mijn to-do lijstje, zodat ik weet wat mijn prioriteiten zijn. Maar dan begint het circus…..klanten mailen, de telefoon rinkelt en er komen allerlei andere zaken op mijn pad die mijn acute aandacht vragen. Aan het eind van de werkdag heb ik veel werk verzet, maar heb ik allesbehalve een voldaan gevoel, want mijn to-do lijst ligt er nog! Er zit niets anders op dan ‘s avonds door te gaan en de lijst alsnog af te werken. Gek word ik er van!” Herkenbaar?

Is jouw to do list ook een ‘never ending story’?

Staat jouw takenlijst ook zo vol dat je eigenlijk voordat je de dag begint al weet dat je die toch niet kunt afwerken? Niet echt een lekker begin van de dag, of wel?
We proppen onze to-do lijst zo vol met alles wat er nog moet gebeuren dat we deze nooit af kunnen krijgen. Maar wees gerust, je bent niet de enige!

We vergeten om de taken concreet te maken en er een helder resultaat en tijdsduur aan te verbinden.

Zonder duidelijk doel en zonder een begrenzing van tijd voor de taken op jouw lijstje, zal het je nooit lukken om je werkdag met een fijn en voldaan gevoel af te sluiten. Sterker nog, het is dan zelfs heel waarschijnlijk dat jij je dag laat leiden door andermans prioriteiten! Want je hebt zoveel te doen dat je niet weet waar je moet beginnen, je hebt niet helder hoeveel tijd een taak kost dus ben je sneller geneigd om andere (vaak makkelijkere) zaken eerst op te pakken, zoals snel wat mailtjes afwerken of een telefoontje plegen. Voor je het weet ben je een uur verder en is je to-do lijst niet geslonken, maar zijn er alleen maar zaken bijgekomen!

Zou het niet heerlijk zijn om met een voldaan en energiek gevoel naar huis te gaan?

Als je jouw prioriteiten helder hebt en je jouw to-do lijstje met gemak kunt afwerken en niet meer wordt geleefd door de waan van de dag? Het is helemaal niet erg als je dit probleem herkent, want je kunt er zelf wat aan doen! We hebben op school nooit geleerd hoe we ons werk moeten plannen en onze takenlijst moeten maken.

Met deze tips help ik je graag op weg:

  • Stop met starten;
    Ga niet direct van start, maar kijk als je binnenkomt eerst eens in je agenda. Staan er afspraken of deadlines in? Heb je afspraken buiten de deur, en zo ja, heb je rekening gehouden met reistijd? Je krijgt hierdoor een beter beeld bij de tijd, die je beschikbaar denkt te hebben voor afwerken van taken.
  • Maak een overzicht;
    Wat moet er vandaag allemaal gebeuren? Welke zaken spoken door je hoofd? Noteer het op papier of in je digitale takenlijst, zodat je een overzicht krijgt van de zaken die je wilt doen vandaag.
  • Bepaal het nut;
    Waarom zou je dit moeten doen? Waar leidt het toe? Is het belangrijk voor jezelf of voor een ander? Hoort het eigenlijk wel op jouw bordje? Zorg dat je een goed beeld hebt bij waarom het belangrijk is dat deze taak (door jou) moet worden gedaan.
  • Maak een inschatting;
    Probeer voor elke taak een realistische tijdsinschatting te maken. Je zult merken dat dit in het begin best lastig kan zijn, maar je dwingt jezelf hiermee om concreet te worden. Sla deze stap niet over, ook al kost het je nu wat meer moeite. Tijd voor de laatste stap!
  • Stel vast wat je vandaag kunt doen.
    Je bent nu klaar om je lijstje voor vandaag samen te stellen, want je hebt nu een goed beeld geschetst van jouw taken. Je dagelijkse to-do lijst zou tussen de drie en zeven items moeten bevatten. Je moet tenslotte realistisch blijven!

Het plannen van je dag duurt ongeveer vijf tot tien minuten, maar het voorkomt dat je wordt overgeleverd aan de waan van de dag en je met een vervelend gevoel je dag afsluit. Je kunt hierdoor ook veel makkelijker en met overtuiging “nee” zeggen tegen verzoeken die op jouw pad komen, omdat jij jouw prioriteiten voor vandaag helder voor ogen hebt. Dat maakt kiezen veel gemakkelijker, probeer het maar eens. ‘Ja zeggen tegen een ander als je er zelf niet helemaal achter staat, is nee zeggen tegen jezelf’. En is dat wat je wilt?

Ik wens je veel succes toe met jou to-do lijst voor vandaag!