Kietelmap helpt stapels te verminderen

Een week of twee geleden had ik een gesprek met een chaotische ondernemer. Hij had heel veel stapels op en om zijn bureau gecreëerd en daar baalde hij verschrikkelijk van. Steeds vaker zocht hij zich suf naar stukken waarvan hij zeker wist dat ze in de stapels zaten, maar in welke…..? “Als ik iets nodig heb, kan ik het nooit meteen vinden. Soms leg ik een belangrijk document op een speciale plek, zodat ik het later snel kan vinden. Maar tegen de tijd dat ik het nodig heb, ben ik vergeten waar ik het ook alweer heb neergelegd.” Het werd een bron van ergernis voor hem en de stapels vormden een belemmering. Ze zaten hem letterlijk en figuurlijk in de weg. Hij voelde zich steeds opgejaagd door de stapels.

En dat is niet zo gek. Stapels zijn uitgestelde beslissingen. Documenten of spullen komen op een stapel omdat je er nog geen beslissing over hebt genomen. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Ik noem er een paar:

1. Je hebt nog geen besluit genomen of je er iets mee wilt doen of niet.

Je weet het even niet en legt het document daarom eventjes opzij.

2. Je hebt je keuze gemaakt en weet dat je er iets mee moet of wilt doen. Maar ja….wanneer?

Je bent nu druk met andere dingen en hebt er nu geen tijd voor. Je legt het op een (andere) stapel en kijkt er later wel naar.

3. Dit document wil je graag bewaren. Maar ja….waar?

Je hebt een paar plekken waar je het op zou kunnen bergen. In hangmap x, in ordner y of z? Tja….waar kies je dan voor? Het beslissingsproces wordt je nu even te ingewikkeld. Je hebt nu geen tijd om hier over na te denken. Je besluit om het later even opnieuw te bekijken.

4. Dit document wil je bewaren, je weet precies waar, maar ja….de map zit vol!

Volle hangmappen of ordners zijn een bron van ergernis. Je moet die map echt even opschonen, voordat je er ook nog maar iets kunt bijvoegen, maar daar heb je nu echt geen tijd voor. Dat komt later wel. Je document leg je even opzij op de stapel ‘archief’.

Dit zijn alledaagse situaties voor heel veel ondernemers en professionals. Zo worden stapels dus uitingen van uitgestelde beslissingen. Je wordt er dagelijks aan herinnerd, want ze zitten in het zicht. ‘Ah’, hoor ik je denken. ‘Dan leg ik ze toch in de kast. Opgeruimd staat netjes’. Maar zo simpel werkt dat niet in ons brein.

Ik heb daarom een handig hulpmiddel voor je. Het is geen wondermiddel om je direct van al je stapels te verlossen, maar het helpt wel om bepaalde items uit je stapels te halen en te houden. Deze oplossing is overigens niet nieuw, hij bestaat al decennia lang, maar ik zie hem steeds minder op kantoren. Natuurlijk hebben we veel minder papier dan vroeger, maar toch helpt deze map mij nog elke dag om mijn werkstromen te beheersen.

Wat het is? Een ‘kietelmap’ wordt in de kantoorvakhandel meestal ’termijnmap’ genoemd. Maar in de praktijk komt ook ‘postmap’ voor. ‘Kietelmap’ klinkt misschien wat kinderachtig, maar het zegt wel precies wat het doet. Met zo’n map word je op het juiste moment herinnerd (gekieteld) aan iets dat moet gebeuren die dag.

Een ‘kietelmap’ is een stevige harmonica map met tabjes. Elke tab staat voor een periode. Als je een termijnmap 1 ™ 31 hebt, dan heb je voor elke dag van de maand een tabblad. Kies je voor een termijnmap 1 ™ 12 dan staan die voor de maanden januari t/m december. Heb je iets voor de volgende maanden, dan kun je dat kwijt achter het allerlaatste (blanco) tabblad en voeg je dit in als de datum van de lopende maand voorbij is. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het zeker niet. Ik geef je een paar voorbeelden van zaken die je zo kunt bewaren in een termijnmap:

• Ticket voor een zakelijke beurs op 2 en 3 november. Bewaar ze onder tab ‘2’.
• Een brief van je verzekeringsagent, waar je voor 29 oktober a.s. op moet reageren. Die voeg je 7 dagen voor de deadline in, onder tab ’22’.
• Een artikel dat ik wil geven aan een collega waar ik volgende week een afspraak mee heb. Ik voeg het stuk toe op de dag van onze afspraak.
• Ingekomen agendastukken voeg ik 7 dagen voor de vergadering in. Zo heb ik bij het samenstellen van de agenda (7 dagen voor de vergadering) alles bij elkaar en kan ik het snel afwerken.
• Een offerte die ik aan een klant heb gestuurd. Die voeg ik in 5 werkdagen nadat ik deze heb verstuurd, zodat ik de klant dan kan nabellen.
• Een aanbieding die geldig is tot 31 oktober a.s. en die ik wel interessant vind, maar waar ik nu even geen tijd voor heb. Die voeg ik in 7 dagen voor het verlopen van die deadline. Dan kijk ik er op 24 oktober nog eens naar en bepaal ik dan of en wanneer ik in ga op het aanbod.
• Een routebeschrijving die ik heb ontvangen voor een afspraak. Die voeg ik in op de dag van de afspraak.

Ik gebruik mijn map ook voor privé zaken. Zo bewaar ik er mijn tickets in van een concert of musical. Afhankelijk van je situatie kun je ook een aparte ‘kietelmap’ voor privézaken aanleggen.

Ik begin elke dag met het doornemen van mijn ‘kietelmap’. Wat zit er onder de tab van vandaag? Daar ga ik als eerste mee aan de slag. Elke week onderhoud ik mijn kietelmap en blader ik er door heen. Wat zit er in, zit het nog op de juiste tab (=dag van de maand), ben ik niets vergeten? Zo hou ik mijn bureau vrij van stapels en papieren waar ik op dat moment niets mee kan. Ik heb er geen omkijken naar.

De mappen zijn niet goedkoop, maar ze zijn stevig, kunnen dus tegen een stootje en gaan echt heel erg lang mee. Door de harmonicarug zijn ze flexibel en kun je er veel stukken in kwijt..En nog een ander voordeel: de map kan staan! Je kunt hem in de kast staand opbergen. Ik schreef al eerder over de voordelen van verticaal opbergen.

Natuurlijk kun je ook een alternatief bedenken gebaseerd op hetzelfde principe als de termijnmap, maar ik blijf trouw aan mijn map. Het geeft me rust en ik word op het juiste moment gekieteld om iets te doen. Heerlijk! Succes met de tip van deze week.