Eén afkorting om alles om je heen eenvoudig te structureren

Een groot deel van ons werk en ons archief sorteren en structureren we op de automatische piloot. We denken er niet al te veel over na. We maken een mapje aan en daarmee klaar. Toch kan het soms wel eens handig zijn om stil te staan waarom je het op deze manier doet. Ooit gehoord van LATCH? Richard Saul Wurman is de bedenker van deze term. Het is zijn missie om uiteenlopende informatie toegankelijk te maken. Hij zoekt manieren om de context snel helder te krijgen en bedenkt hiervoor technieken. LATCH is er een van. Ik leg je uit hoe het werkt.
LATCH is de afkorting van Locatie, Alfabet, Tijd, Categorie en Hiërarchie. Dus 5 manieren om je zaakjes te structureren. Of het nu gaat om de indeling van je archief, to-do lijst, foto’s, administratie, e-mail of digitale stukken o.v.b. deze 5 manieren kom je er altijd uit. Maar hoe werkt het in de praktijk?

Locatie

Het opbergen van items op basis van het gebruiksmoment of -plek. Bij fysieke items is dat vaak wel duidelijk. Bestek bewaar je in de keuken en het wasmiddel bij de wasmachine. Mijn briefpapier ligt vlakbij de printer. Mijn administratie en mijn naslagwerken staan in de kast op mijn kantoor. Als je bewust nadenkt over waar je het item nodig zult hebben, kun je het opbergen op een voor jou logische locatie. Als je je (digitale) to-do lijstje indeelt op locatie van verwerking, kun je jezelf tijd en kopzorgen besparen. Want wat heb je eraan om in de auto op je takenlijst te zien dat je nog een document moet uitprinten of een rapport moet lezen? Dat is alleen maar ballast als je achter het stuur zit. Je kunt er op dat moment niets mee omdat de locatie er niet geschikt voor is (geen printer bij de hand, je moet op de weg letten). Door te sorteren o.b.v. locatie, kun je jezelf kostbare tijd besparen.

Alfabet

Sommige zaken kun je het beste opbergen in alfabetische volgorde. Bij digitale bestanden gebeurt dit al automatisch. Dat werkt makkelijk en je hoeft er niets voor te doen. Een A is een A, en geen B. Waar het vaak mis gaat, is bij het opbergen van fysieke documenten in alfabetische volgorde. Stukken die jij met de hand moeten opbergen in een hangmap of ordner. Dat vergt wat meer denkwerk. Je moet zelf beslissen achter welke letter je het stuk gaat opbergen. En soms kan dat onduidelijkheid geven als je bijv. meerdere mogelijkheden ziet. Welke kies je dan? Ik gebruik het alfabetisch opbergen van fysieke documenten daarom slechts heel beperkt.

Tijd

Zaken opbergen op basis van tijd. Dat kan dus ook een datum zijn. Je e-mails sorteren bijvoorbeeld. Die kun je sorteren op datum van ontvangst of verzending. Handig! De mutaties of je bankafschrift worden ook gesorteerd op chronologische volgorde. De tijd bepaalt waar de mutaties op het afschrift verschijnen. Bij het opbergen van je papieren administratie gebruik je meestal ook de tijd om de volgorde te bepalen. Ik bewaar de notulen die ik maak ook op datum, nl. die van de vergadering. Uiteraard moet de bestandsnaam dan wel met de datum beginnen (‘yymmdd’) en vervolgens krijgt het document een naam, maar de primaire sortering van mijn notulen is dus op tijd (=datum).

Categorie

Deze indeling is heel gevarieerd. Je deelt je zaken in op soort, rubriek of zaak. Je verzekeringspolissen bijvoorbeeld. De hoofdcategorie is verzekeringen en de onderverdeling kan zijn ‘huis’, ‘auto’, ‘reizen’ en ‘arbeidsongeschiktheid’. In een digitale omgeving worden vaak grote aantallen categorieën aangemaakt, omdat het zo makkelijk is om ‘even’ een mapje aan te maken. Misschien helpt het als je je afvraagt of je ook een aparte hangmap of ordner zou aanleggen als je het document fysiek een plek moest geven? Door de vele mogelijkheden die indeling in categorieën biedt, kun je al snel het overzicht kwijt raken. Zoek zoveel mogelijk naar eenduidige en overkoepelende categorieën, om je zoekmogelijkheden te beperken.

Hiërarchie

De rang bepaalt hoe sortering plaatsvindt. Deze systematische manier van ordenen gaat van algemeen naar specifiek. Je kunt zo’n indeling ook zelf beïnvloeden, door een numeriek systeem te gebruiken. Een indeling o.b.v. cijfers dus, zodat de sortering van hoog naar laag is. Het hoogste cijfer komt bovenaan en de cijfers volgen elkaar op:

In de praktijk zul je zien dat er vaak een combinatie van een of meerdere letters van LATCH wordt toegepast. Eerst het ene en in een volgende ‘laag’ een andere manier. Hoe heb jij jouw archief eigenlijk ingericht en je documenten gearchiveerd? Een heel belangrijk criterium om stukken toegankelijk te maken en te houden, is eenvoud. Het mag niet teveel tijd kosten om te bedenken waar je iets wilt opbergen en hoe. Dat moet je in een split second kunnen doen en daarna uitvoeren. Zodat je het straks ook in een split second weer kunt terugvinden. Als je er te lang over na moet denken waar iets thuishoort, is je systeem waarschijnlijk te complex en niet gebruiksvriendelijk. Succes met structureren!