Better safe than sorry!

Laatst sprak ik een ondernemer, een kenniswerker, wiens computer plotseling was overleden.

Het is de nachtmerrie van elke ondernemer. Je zit net midden in een belangrijke e-mail, je bent in Excel bezig met een ingewikkelde formule, of je bent je administratie aan het inboeken. En dan ineens, BAM, loopt je computer vast. Niet meer aan de praat te krijgen. Met geen mogelijkheid. Totale Knock Out. En nu?! Of stel je voor dat je laptop wordt gestolen of dat er brand uitbreekt op jouw kantoor. Dan zijn zomaar ineens al je bestanden weg, foetsie! Hoe heb jij dit geregeld? Is jouw bedrijf voorbereid op een knock out? Of kun jij zonder problemen weer direct aan de slag als iets dergelijks jou overkomt? Waarschijnlijk niet.

Het zijn juist die momenten waar je echt niet op zit te wachten. Er gaat veel van jouw kostbare tijd verloren om de situatie te herstellen, of -als dat niet meer mogelijk is- redden wat er te redden valt. Maar het kan ons allemaal gebeuren. Het enige dat je dan wilt, is dat alles weer snel bij het oude is en jij weer aan de slag kunt.

Tegenwoordig werken we veel in de cloud. Bestanden of e-mails worden dan online bewaard en je kunt er te allen tijde bij. Het enige dat je nodig hebt is een andere computer en een internetverbinding. Of het nu gaat om je e-mails die online bewaard worden, of je bestanden in Dropbox of Evernote, jij kunt altijd inloggen om bij deze gegevens te komen. Jouw informatie gaat dus nooit verloren….denk je. Maar staat ál jouw informatie online? Echt alles? Weet je het heel zeker?

In de praktijk zie ik maar weinig ondernemers die hier echt goed over hebben nagedacht. Het maken van back-ups heeft nooit prioriteit, totdat je in de penarie zit. Dan baal je als een stekker en dan druk ik mezelf nog zacht uit. Want stel je nou eens voor dat het jou vandaag overkomt. Vandaag gebeurt er iets met jouw computer waardoor je alles kwijt bent. Je mist daardoor misschien wel een belangrijke deadline die voor vandaag stond, of je loopt omzet mis omdat je niet kunt werken. Je moet er niet aan denken, toch? Het zou je heel veel leed, frustratie en kostbare uren besparen als jij regelmatig een back-up maakt van jouw computer.

Een back-up maken kost gelukkig niet veel tijd. Ik gebruik zelf de TimeCapsule van Apple. Deze maakt meerdere keren per dag (!) een kopietje van mijn dierbare computer, helemaal draadloos en dat terwijl ik gewoon kan doorwerken! Er zijn natuurlijk ook andere mogelijkheden om je digitale bestanden veilig te stellen. Een van de meest eenvoudige is het gebruiken van een draagbare harde schijf. USB kabel aansluiten en starten maar! Na een paar minuten is de computer klaar met de back-up en staat alles erop. De externe schijf is bovendien handig om buiten je kantoor te bewaren, weg van je computer in ieder geval. Dus stel dat je computer wordt gestolen, of er ontstaat brand, dan heb je tenminste nog wel je back-up liggen.

Zorg er overigens voor dat je met regelmaat back-upt. Plan er een vast moment voor en hou je er ook aan. Maak het een prioriteit en schuif het niet voor je uit. Je zult jezelf en mij 😉 heel dankbaar zijn mocht het jou ooit overkomen. Het kost je nu een heel klein beetje tijd en moeite, maar dat weegt niet op tegen de verloren tijd en bakken vol frustratie als je straks met je handen in het haar zit.