Anders omgaan met e-mail

Stel je voor. Jouw vakantie is net achter de rug. Lekker uitgerust en met veel positieve energie en inspiratie wil je weer aan de slag gaan. Waarschijnlijk heb je ook nagedacht over zaken die je na de vakantie anders wilt gaan aanpakken. Het managen van je e-mail bijvoorbeeld. Waar je voor je vakantie nog dagelijks werd bedolven onder de bulk berichten wil je het na je terugkeer toch echt anders gaan doen.

E-mail is niet meer weg te denken in ons dagelijks bestaan. Het is makkelijk en snel, maar het is voor velen ook een grote bron van ergenis. Al die berichten die maar binnen blijven stromen, het is simpelweg niet meer bij te houden. Je hebt er bijna een dagtaak aan! Zou het niet lekker zijn als je je niet meer zo liet leiden door die digitale brievenbus? Maar hoe doe je dat? Een paar tips om je na je vakantie op weg te helpen.

Zet e-mail meldingen uit

Dat is vast niets nieuws voor je, maar hou je je er ook aan? Heb jij echt alle meldingen die je maar kunt instellen uitgezet? Dus ook op je mobiel en op je tablet? Of haalt jouw rammelende digitale brievenbusklep je nog regelmatig uit je concentratie? Jij bepaalt vanaf nu wanneer je je e-mail leest, niet de verzender. Dus schakel alle meldingen, piepjes en icoontjes voor nieuwe berichten uit.

Lees mails op vaste momenten op de dag

Wij zijn van nature nieuwsgierig. We kunnen de drang om nieuwe berichten direct te openen maar moeilijk weerstaan. Dit blijkt ook uit onderzoek, want we schijnen per dag gemiddeld 52 keer onze e-mail te checken. 52 keer! Wat een verspilling van onze tijd. Het is ook een vorm van uitstellen, want door zo vaak je e-mail te checken, hoef je even niet met die andere klus aan de slag. Zeg nou zelf, moet je echt zo vaak je mailbox bekijken als je nu doet? Kan het echt niet een beetje minder? Haal je e-mail een paar keer per dag op en doe dat op vaste momenten.

Gebruik je inbox niet als to-do lijst

Wil je niet langer geleefd worden door het monster dat e-mail heet? Wat helpt is om je inbox niet langer te gebruiken als takenlijst. Dat gebeurt in de praktijk nog heel vaak. Je mailbox blijft de hele dag geopend omdat je wilt kunnen zien wat je nog moet doen. Maar je ziet dan ook steeds nieuwe berichten binnenstromen. Zet alle taken die nog moeten worden uitgevoerd, groot of klein, daarom in een aparte takenlijst. Op papier of digitaal, wat jij fijn vindt, maar gebruik je inbox niet langer als to-do manager.

Mail zelf minder

Kleine kinderen zeggen het vaak: “wat je zegt ben je zelf!”. Vertaal dat eens naar jouw eigen e-mail gedrag. Kan het niet een beetje minder? Ben jij je volle inbox ook zat? De persoon naar wie je mailt zeer waarschijnlijk ook. Als hij of zij vervolgens weer antwoordt op jouw bericht, ben jij opnieuw een mailtje rijker dat je weer moet lezen, eventueel beantwoorden en moet archiveren of verwijderen. Dat is toch zonde van je tijd als je dit ook had kunnen afhandelen met een simpel telefoontje? Wil je zelf minder mail ontvangen, begin dan bij jezelf en bel eens wat vaker of loop even binnen.

Bedankt!

Ik vind ze zelf heel erg irritant. Van die e-mails met alleen ‘ok!’ of ‘bedankt!’ als reactie op een door mij verstuurd bericht. Ik kan er niets anders mee dan direct op de delete-knop drukken. Wat wil de verzender er mee bereiken? Dat ik weet dat hij of zij het bericht heeft ontvangen? Dat weet ik toch al, anders had ik immers wel een foutmelding gekregen. Misschien wil hij of zij mij laten weten dat de boodschap is begrepen of dat deze wordt uitgevoerd? Ook dat lijkt mij overbodig en zonde van ieders tijd. Toch worden er nog steeds heel vaak berichten met dergelijke “inhoud” verstuurd. Zou het niet veel fijner zijn om er in de basis van uit te gaan dat de boodschap die jij verstuurt helder is en als dat niet zo is, dat de ontvanger je dan (telefonisch) om een toelichting vraagt? Probeer het eens een tijdje uit.

Met deze tips kun je zelf aan de slag om je mailgewoontes te veranderen zodat je meer rust krijgt. Succes met het managen van je digitale brievenbus.

Photo Credit: <a href="https://www.flickr.com/photos/47479932@N03/4353000115/">gauravgg</a> via <a href="http://compfight.com">Compfight</a> <a href="https://www.flickr.com/help/general/#147">c