7 tips voor je administratie

Administratie is voor de meeste ondernemers een doorn in het oog.

Je bent liever met andere zaken bezig, waar je wel energie van krijgt en waar je het nut wel van inziet.

Ik had er ook een hekel aan. Ik stelde het voeren van mijn administratie steeds maar uit, totdat de deadline voor de aangifte Omzetbelasting in zicht kwam. Dan moest ik wel. Maar het viel dan niet mee om mijn administratie van drie maanden weer op orde te krijgen. Ik verstuurde de facturen voor geleverde diensten gelukkig wel al elke maand, dus aan de inkomstenkant zat het wel goed. Maar de facturen van leveranciers moest ik eerst nog bij elkaar sprokkelen; ze lagen overal en nergens, net als de bonnetjes die bij de bankmutaties hoorden. Een hels karwei vond ik het! Ik was liever met mijn werk bezig, klanten helpen en geld verdienen. Mijn administratie schoof ik daarom maar voor me uit, klanten gaan immers voor, toch?!

Ik deed mijn administratie eigenlijk louter alleen omdat ik verplicht ben aangifte te kunnen doen. Voor mij had het geen ander doel. Ik deed het omdat het moest. Ik verdiepte me ook niet in de statistieken van mijn cijfers. Daar had ik een accountant voor. Maar omdat ik mijn eigen omzetbelastingaangifte doe, is mijn accountant vaak pas in beeld bij het samenstellen van de jaarcijfers. Veel te laat dus om nog bij te kunnen sturen als dat nodig is. Daarom besloot ik om voortaan van mijn eigen administratie prioriteit te maken, om meer inzicht te krijgen in mijn cijfers. Sindsdien:

• zie ik niet meer op tegen mijn administratie.
• is mijn administratie elke maand up to date.
• ben ik nooit meer facturen kwijt.
• is het verzamelen van bonnetjes een fluitje van een cent.
• is de aangifte BTW is zo gepiept.
• heb ik elke maand inzicht in mijn cijfers.
• heb ik meer rust om vrijer te kunnen ondernemen.

Je administratie bijhouden hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Je hebt er ook geen boekhoudkundige kennis voor nodig. Met deze simpele tips krijg jij zelf in een handomdraai je administratie op orde, ongeacht of je je administratie zelf voert of dat je dit uitbesteedt:

1. Plan tijd voor je administratie in je agenda en hou je er ook aan. Een afspraak met jezelf is ook een afspraak, onthoud dat goed. Het telkens verschuiven van deze afspraak met jezelf geeft stress en gaat uiteindelijk ten koste van je bedrijf. Zonde!
2. Maak het bewaren van je bonnetjes zo eenvoudig mogelijk. Hoe meer handelingen je moet uitvoeren om een bon of factuur op de juiste plek te bewaren, hoe minder snel je geneigd zult zijn om het direct te doen, waardoor de kans groter wordt dat je bonnen of facturen zoek raken. Leg bijvoorbeeld een eenvoudig systeem aan om je bonnetjes in te bewaren. De meest simpele manier is om 12 enveloppen te maken, één voor elke maand. Eens per maand leeg je de envelop en scan je de bonnetjes in of voeg je ze in de juiste volgorde toe aan je administratie. Zo kost het nauwelijks energie om één bonnetje tijdelijk op te bergen totdat ze in de administratie worden gevoegd.
3. Maak tijd vrij om je bankzaken bij te werken. Bijvoorbeeld wekelijks of één keer per twee weken. Kies voor een vaste interval, maar doe het niet dagelijks. Dat kost je veel te veel tijd.
4. Cluster je betalingen aan leveranciers. Je hoeft slechts één keer in te loggen en je kunt de betalingen direct achter elkaar afwerken. Knip een hoekje af van facturen die je betaald hebt, zo zie je direct welke facturen al zijn betaald en voorkom je dat je per ongeluk een factuur dubbel betaalt.
5. Controleer of je klanten op tijd hebben betaald, als je toch je bankzaken doet. Je bent immers al ingelogd. Knip ook van de betaalde verkoopfacturen een hoekje af, zo zie je in één oogopslag welke facturen nog open staan en kun je actie ondernemen richting jouw klant als de betalingstermijn is verstreken.
6. Maak een checklist met dingen die maandelijks moeten gebeuren in jouw administratie. Zo kun je niets vergeten en hoef je het niet te onthouden. Dat geeft rust en ruimte. Werken met routines is bovendien erg efficiënt.
7. De boekhoudsoftwarepakketten van tegenwoordig hebben een mogelijkheid om bankmutaties in te lezen. Maak hier gebruik van en download elke maand je bankmutaties in een MT940 formaat (kan per pakket verschillen, lees eerst de handleiding) via je internetbankieren en sla het op op je computer. Zo kun jij (of je boekhouder) alle mutaties van die maand importeren in je boekhoudpakket en hoef je niet alle mutaties handmatig in te boeken. Dat scheelt heel veel kostbare tijd en bovendien voorkom je dat er fouten worden gemaakt met het inboeken van bedragen. Het uitzoeken van een tikfout is vaak een gepuzzel!

Besteed jij je administratie (helemaal) uit? Of je je administratie nu zelf doet of uitbesteedt, als ondernemer blijf je er uiteindelijk toch zelf verantwoordelijk voor. Neem daarom je verantwoordelijkheid en maak prioriteit van je administratie. Het bespaart je veel tijd en moeite.