6 tips voor het ontwerp van jouw werksysteem

Ik zit aan tafel met een ondernemer. Hij heeft me benaderd omdat hij het zat is om continue achter de feiten aan te lopen. Wat hem vooral frustreert, is dat hij na een lange dag hard werken niet het gevoel heeft dat hij veel is opgeschoten. Zijn bedrijfsgroei stagneert en de zaken gaan niet zoals hij graag zou willen.

Door de bomen het bos niet meer zien

Toen ik hem vroeg een gemiddelde werkdag te beschrijven, zei hij. “Ik ben vaak onderweg. Het uitvoeren van mijn actiepunten, het beantwoorden van e-mails of het bijhouden van de voortgang van mijn projecten, ik kan het soms niet meer bijbenen. Sommige zaken liggen op kantoor en daar kan ik niet bij als ik onderweg ben. Of ik kan een belangrijke e-mail niet terugvinden op mijn smartphone, terwijl ik zeker weet dat ik die mail gisteren heb verstuurd vanaf mijn computer. Het gebeurt mij ook regelmatig dat ik aantekeningen kwijtraak. Ik word soms erg moe van mezelf en zie dan door de bomen het bos niet meer. Ik wéét dat ik zaken bewaar, maar als ik het nodig heb, kan ik het niet snel genoeg vinden. Het vreet energie en kost me bakken met tijd.”

Dit verhaal is geen uitzondering

Wat deze ondernemer mist is een systeem waarop hij op kan bouwen, dat hem ondersteunt bij al zijn werkzaamheden. Juist in tijden van moderne technologie waarin we 24/7 online verbonden zijn, is het inrichten van een efficiënte werkomgeving essentieel om productief en effectief te kunnen zijn en tijd te besparen. Maar dat vergt soms wat aanpassingen in je werkgewoontes. Zeker als je digitale stukken en papieren stapels wilt combineren met de verschillende apparaten die je gebruikt. Dan is het soms even puzzelen. Maar zonder een goed systeem waarin die zaken goed zijn gestroomlijnd, verspil je kostbare tijd en energie met zoeken. Dat is toch zonde?! Richt je systeem zo in dat jij er 100% op kunt vertrouwen. Moeilijk? Nee helemaal niet. Met deze tips help ik je op weg.

1. Geef je brein de ruimte

Waar je direct mee moet stoppen is om alles uit je hoofd te doen. Door niet meer alles te onthouden, maar het toe te vertrouwen aan een betrouwbaar systeem, geef je je brein weer ruimte en voel je je vrijer.

2. Begin bij het begin

Als je aan de slag gaat met het ontwerpen van jouw systeem, begin dan bij het begin. Waar komt jouw informatie vandaan. Hoe komt informatie bij jou binnen en hoe ga je dat stroomlijnen? Pas als je dat al in beeld hebt, kun je aan de slag met het ontwerp.

3. Wat wil je er mee?

Over alles wat er aan informatie binnenkomt, moet een besluit genomen worden. Dat kan heel simpel zijn, zoals de 2 minuten regel waar ik eerder over schreef. Maar het kan ook meer energie kosten, bij een ingewikkelde e-mail bijvoorbeeld. Toch zul je -hoe dan ook- moeten kiezen wat je er mee wilt doen. Geen beslissing nemen is geen optie.

4. Wat doe je er mee?

Als je helder hebt wat je er mee wilt doen, kun je het vervolgens toevoegen aan jouw systeem zodat je er mee aan de slag kunt als je hebt bepaalt wanneer jij hiervoor tijd kunt vrijmaken. Je hoeft heus niet alles direct af te werken. Sommige zaken kun je op een later moment wel inplannen. Je systeem kan je daar bij helpen, zodat het in je vizier blijft, maar niet meer in je gedachte rondspookt.

5. Waar laat je het?

Klaar met je project of taak? Dan kun je het dossier sluiten en afronden. Maar waar laat je het vervolgens? Voorkom het ontstaan van stapeltjes of het onnodig bewaren van digitale bestanden, zoals concepten. Als je er niets mee doet, verzuip je in no time in de hoeveelheid papieren of de overvolle mailbox waarin je niets kunt terugvinden. Zorg dus dat je jouw informatie goed weet te organiseren!

6. Synchroniseren

Als laatste tip wil ik het nog even hebben over het belang van synchroniseren van jouw werksysteem. Ik zie in de praktijk nog heel vaak dat de verschillende apparaten die ondernemers gebruiken niet goed met elkaar communiceren. Contactpersonen die wel op de laptop worden opgeslagen, maar niet automatisch worden getoond op de smartphone of tablet. E-mails die wel als verzonden worden getoond in je smartphone, maar die je niet kunt terugvinden op je laptop of foto’s die wel op je mobiel staan maar (nog) niet op je computer. Zorg dat alles met elkaar in verbinding staat. Je bespaart er veel tijd en ergernis mee en dat geeft je productiviteit én je humeur een boost!.

Kijk eens kritisch naar jouw werksysteem. Is het goed ingericht, of kan het beter? Heb je nog vragen naar aanleiding van dit artikel? Mail me dan. Ik help je graag verder.