5 simpele tips om je inbox snel te legen

Heel veel ondernemers ervaren het managen van hun inbox als stressvol. Herken jij dit ook? Je bent niet de enige. Ik sprak deze week met een aantal ondernemers over het gebruik van hun inbox en hun e-mailgedrag. Meerdere ondernemers met min of meer dezelfde issues. Een overvolle inbox die ze maar niet onder controle kunnen krijgen, wat hen veel stress oplevert. Een te uitgebreide en ingewikkelde mappenstructuur, waardoor ze geen overzicht meer hadden. Maar wat zij ook gemeen hadden, was dat ze allemaal als een berg opzagen tegen het wegwerken van al die ongelezen items. Ik hielp ze op weg met een paar eenvoudige tips, die ik ook graag met jou deel.

Tip 1: Begin níet bij het begin – creëer zelf een begin

Je kunt je inbox legen zoals Jan & Joost in de afbeelding. Maar dat zou ik niet aanraden ;-). Als jouw inbox in de loop der tijd ook is dichtgeslibd en als jij hem onder controle wilt krijgen, dan is mijn eerste en belangrijkste tip: maak eerst een archiefmap aan in je e-mailprogramma die je ‘Oude_Inbox’ (of zoiets) noemt en verplaats alle items van jouw inbox die ouder zijn dan 30 dagen (of 14 dagen, afhankelijk van de hoeveelheid mails die jij per dag ontvangt) naar die map. Het is waarschijnlijk onbegonnen werk om álle items die nu nog in je inbox staan (gelezen of ongelezen), één voor één te bekijken en te verwerken. Bekijk het eens zo: zijn de berichten die al zo lang in jouw inbox staan, nu echt nog wel de tijd en de moeite waard om ze stuk voor stuk te lezen? Of zal het wel loslopen met die urgentie? Om jezelf veel tijd en moeite te besparen, verplaats je alle berichten die ouder zijn dan 30 (of 14) dagen van je inbox naar die map. Je kijkt er vervolgens niet meer naar, tenzij je iets nodig hebt. Dan hoef je alleen maar in die map te zoeken. Het geeft direct lucht in je inbox. Probeer het maar eens! Om snel schoon schip te maken, gebruik je deze tip ga je daarna aan de slag met de volgende tips.

Tip 2: Ongelezen markeren, nooit meer doen!

Waarom deze knop ooit is aangemaakt in mailprogramma’s….? Ik heb geen idee! Ik vind het een nutteloze functie, omdat het uitstelgedrag in de hand werkt. Want door een bericht dat je net hebt gelezen – maar nog niet meteen kunt afhandelen – weer als ongelezen te markeren, begeef je je op glad ijs. Je inbox kan er snel door vervuild raken en het kost je bovendien 2x (soms tot wel 4 of 5x, ja echt!) tijd om het bericht opnieuw te openen en te lezen en er weer over na te denken wat je toch met dat bericht zult doen. Dus, verwijder die knop uit je knoppenbalk. “Aanraken = afmaken”, zeg ik vaak. En dan bedoel ik niet dat je direct de taak moet uitvoeren die van jou wordt verlangd. Nee, ik bedoel dat je alleen maar een beslissing moet nemen als je een e-mail opent. Je besluit wat je er mee wilt doen op een later moment: Verwijderen, Archiveren of Actie ondernemen?

Tip 3: Verwijderen, want delete = je vriend

Dit lijkt me duidelijk. Hoe meer hoe beter. Je hoeft niet alles te bewaren, echt niet. Als je de informatie ook elders vandaan kunt halen, gooi de e-mail dan direct weg. Je kunt rustig een bericht verwijderen waar jij al op hebt geantwoord. De oorspronkelijke tekst staat immers dan al in jouw verzonden bericht (dit is overigens wel afhankelijk van je instellingen!). Hierop maak ik wel een uitzondering, namelijk als je een bericht ontvangt met een bijlage erin. De bijlage wordt nl. niet opnieuw meegestuurd als jij het bericht alleen beantwoordt (wel als je het doorstuurt). Dus wel wakker blijven bij het gebruik van de delete knop. Hij is je beste vriend als het gaat om het onder controle krijgen van je inbox, maar blijf alert!

Tip 4: Archiveren, maar keep it simple

Uit onderzoek van IBM blijkt dat we ca. 95% van alle e-mail die we bewaren nooit meer raadplegen. 95%……die we dus voor niets bewaren. Dus waarom zou je al die moeite doen om een ingewikkeld archiefsysteem aan te leggen met heel veel mapjes en submapjes? Denk je echt dat jouw bedrijf sneller zal groeien met een uitgebreid arsenaal aan e-mailmappen? Niet dus! Sterker nog, het zal je groei juist in de weg staan! Dus hou het vooral lekker simpel. Bovendien is werken met veel mappen (en met name submappen) in je e-mail heel vervelend als je op een ander apparaat dan je computer je mails wilt verwerken. Want in de meeste e-mail programma’s wordt de mappenstructuur en/of de naam van de submapjes dan niet goed weergegeven. Dus, hoe minder mapjes, hoe beter is mijn advies. Wat vooral van belang is dat je leert hoe je met je mailprogramma snel en gemakkelijk je e-mails kunt terugvinden. Als je je zoekprogramma goed onder de knie krijgt, heb je helemaal geen ingewikkelde structuur nodig. Dan kun je volstaan met slechts enkele mappen die jouw mailarchief vormen en met een eenvoudige zoekopdracht kun jij alles vinden dat je nodig hebt, zonder ingewikkelde structuren.

Tips 5: Actie nodig, maar nu geen tijd?

Dit is verreweg de lastigste categorie. Want er moet iets gebeuren. Jij moet iets doen (of laten doen). Er wordt in ieder geval iets van jou verwacht, maar je hebt er nu geen tijd voor. Markeer het bericht dan niet opnieuw als ongelezen, want dat kost je alleen maar extra tijd (zie tip 2). Als er actie nodig is, maar jij kunt deze niet direct uitvoeren, dan krijgt deze een plek op jouw takenlijst. Het maakt niet uit of deze digitaal is of dat jij liever werkt met een papieren actielijst. Het gaat erom dat je beslist wat er moet gebeuren met een bericht en dat je dat noteert op jouw to-do lijst. Dan kun je de e-mail verplaatsen van je inbox naar je archief, zodat je die e-mail makkelijk en snel uit het archief kunt ‘vissen’ op het moment dat deze taak bovenaan jouw lijstje staat. Zo hou je je inbox schoon en fris met alleen nieuwe ongelezen items.

Uitzondering

Hoewel ik pleit voor zo min mogelijk mapjes in je e-mail archief, zijn er zeker wel beroepen of situaties te bedenken waar dit iets minder voor de hand ligt. Denk aan advocaten die aan dossiervorming doen. Dan kan het heel waardevol zijn om alle berichten (zowel inkomend als uitgaand) in een speciale map te voegen, zodat alle stukken van die zaak bij elkaar worden bewaard.

Met deze tips zorg je er voor dat je de digitale deurmat schoon houdt en je rust krijgt in je hoofd. Je inbox is een digitale brievenbus, geen opslag plaats of actielijst. Succes met het legen van je inbox. Ik hoor graag van je of je mijn tips hebt toegepast en hoe het je is bevallen. Laat hieronder je reactie achter.